Jak má předseda komise zajistit splnění požadavku dle NV 194/2022 §9 odst.4 c)?

[Kamil Novák]

Mohl by mi někdo napovědět, jak má předseda externí zkušební komise zajistit, aby dle NV č.194/2022, §9 odst.4 c),   aby byly dokumenty uchovány po dobu 6-7 let?
Jde mi o případ, kdy školení a přezkoušení je provedeno externistou na objednávku.

Má snad předseda komise nějaké právo průběžně kontrolovat ve firmě, pro kterou přezkoušení externě provedl, jsou-li tam protokoly o zkoušce v požadovaném časovém intervalu uchovávány?  

A když ne, tak co?  

[Michal Martiňák]

Myslím, že není určitě nutné, abych si u firmy kde jsem prováděl přezkoušení, instaloval svoji skříňku nebo trezor, aby tam uvedený protokol byl uchován. Dozajista postačí poučení oné firmy o zajištění uchování onoho nebo oněch protokolů po dobu 7 let. Myslím že krátká věta v zápatí protokolu o povinné délce jeho uchování by měla stačit. Každopádně minimálně kopie a sken podepsaného protokolu zůstane vždy u mě jako u předsedy komise.   

[Kamil Novák]

Kopie si samozřejmě archivuji a nad tím upozorněním pro objednatele jsme pouze nevěřícně kroutili hlavami.
Obávám se, že by se takovéto "zajištění" asi právníkovi nezdálo dost dobré. 

[Michal Martiňák]

Nikomu to nevnucuji, ale já osobně v tom nevidím problém. Ano mohlo to být v NV trochu jinak napsané. Že protokol bude uchován po dobu 7 let a tečka. Nemuselo tam být uvedeno, že to má být uchováno u toho, u koho se zkouší a ještě že to zajistí předseda komise. Ale stalo se. A proto tvrdím, že pokud poučíte provozovatele (tím minimálně alespoň část zodpovědnosti ne-li celou přenesete na něho) a uchováte kopie u sebe jako u předsedy komise, tak tím zabezpečíte to, že v případě nutnosti nebo nějaké kontroly bude protokol k dispozici. Prostě z vaší pozice jako externího dodavatele, uděláte nejvíc co jste mohl. Jak jinak by jste to chtěl zajistit. Vaším trezorem u provozovatele a vaší směrnicí o pravidelných kontrolách, že tam ten protokol leží? Ne, systém uložení dokumentů a systém kontroly dokumentů, které jsou v majetku provozovatele, je věcí provozovatele. Vy na to jen poukážete poučením, samozřejmě písemně a tím jste zajistil co jste měl. A v ruce máte podepsanou kopii. Do teď jsem na zápise o zkoušce dle vyhl.50 míval podpisy předsedy komise, členů komise a zkoušeného, tak nyní tam budu mít i podpis odpovědné osoby zaměstnavatele při převzetí zápisu.
V zápatí bude věta: Odpovědná osoba je povinna uchovat tento protokol o zkoušce po dobu 7let. Tím splníte co jste měl splnit podle onoho čl.NV. - Zajistil jste. A zajistit neznamená, že to tam budete denně hlídat a odpovídáte za to.